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Riflettere sul tempo che abbiamo a disposizione è già un importante passo avanti nella ricerca di una soluzione. Solo diventando più consapevoli del problema, infatti, possiamo trovare degli accorgimenti che possono farci “risparmiare” del tempo, così da poterlo dedicare a quelle cose che, pur non sembrando “urgenti”, non sono affatto secondarie.
Per guadagnare tempo è necessario coraggio: dobbiamo saper cancellare gli impegni inutili (o direttamente non assumerli), dire di no a richieste ingiustificate, delegare a collaboratori capaci degli incarichi non di nostra stretta pertinenza.
Inoltre, proteggerci dalla invadenza di e-mail indesiderate, resistere alla tentazione di iscriverci a liste di discussione o di essere coinvolti in chat poco utili, di abbonarsi a servizi di e-alert che non siamo in grado di utilizzare con costanza.
Un po’ di fermezza, dunque, non guasta, ma dovrà coniugarsi con la razionalità: dovremo cercare di raggruppare in specifici momenti della giornata impegni omogenei; in presenza di obblighi particolarmente gravosi, sarà il caso di suddividerli in unità più “maneggevoli”, di più facile soluzione.
Sarà anche il caso di prendere in considerazione l’opportunità di utilizzare degli strumenti come un palmare o un blackberry, che integra telefono, posta elettronica, SMS, agenda elettronica e browser in un unico dispositivo facile da usare.
Che ne direste, poi, di un pizzico di umiltà? Chiedere “come si fa” ad un amico che riesce nell’impresa di mantenersi aggiornato sfogliando, consultando o leggendo le riviste è di sicuro un’ottima idea. Ricavare momenti di concentrazione è fondamentale per raggiungere obiettivi specifici; in casi del genere è consigliabile darsi un tempo massimo per la conclusione del lavoro perché in questo modo ci si sente più vincolati a restare nei tempi. Spegnere il cellulare e chiudere la porta della stanza cercando di ritrovarsi in un “cono di silenzio” possono essere delle buone idee.
Infine: creatività. Usa la fantasia per allenarti in segreto a fare la faccia peggiore, da riservare a chi non perde l’abitudine di interromperti per motivi futili mentre sei concentrato. Scegli il modo più “economico” in termini di “investimento” di tempo quando devi viaggiare: prendere l’aereo o guidare l’automobile possono non essere la migliore soluzione. Porta sempre con te qualcosa che possa essere letta in una decina di minuti: il riassunto di una revisione sistematica … le nostre giornate sono piene di piccole attese: aspettando si liberi un posto al parcheggio, che un figlio esca da scuola…